秘书讲述：幕后智囊也美丽
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  发布时间：2004-05-07 09:44:24

    女秘书：顶了“大半边天”

    年轻漂亮，气质优雅的王小姐在某四星级大酒店总经理办公室做秘书。学计算机的她两年半以前应聘到这家酒店。“以前根本没想过要做秘书，但现在已经很喜欢这份工作了。”休闲 居 编 辑

 
    王小姐是众多女秘书中的一员。来自山东人才网的统计表明，2005年3月份共有10206人求职者，其中695人应聘秘书职位，占6.8%。在性别比方面，男女比例达到了1：28。在招聘单位方面，共有151个用人单位需求秘书，大部分要求对方为女性，而且一般要求30岁以下。

    秘书是女性求职者最青睐的职业之一。据了解，全国目前仅持有秘书资格证书的人数就已经达到11万以上，而从事秘书职位的不下百万人，其中女性占大多数。而在美国，99%的秘书是女性。因此在秘书这个行业里，女性是绝对的主角。

    “同等条件下，在秘书职位的用人上，我当然会优先考虑女性。”济南某企业的老板林先生在接受记者采访时表示，秘书很大程度上代表企业形象，在公关、接待、谈判等工作场合，给人的第一印象很重要。而女性良好的形象，优雅的举止谈吐，细腻而有耐心的性格在一定程度会促进工作的开展。

    山东人才网发展部经理刘志国认为，从求职者心理上分析，女性往往喜欢稳定，有安全感，追求工作的舒适性，而秘书职位一般都比较稳定，坐在办公室里，没有风吹日晒，工作环境比较舒适。另一方面，秘书门槛相对较低，比如学历，一般用人单位仅要求大专就可以了。这些都是女性秘书数量远远比男性秘书多的重要原因。

    “女性往往善于倾听，更具亲和力，有耐心，做事细致严谨。”济南前程信息咨询有限公司总经理、职业咨询师张林娜认为，一定程度上，女性特有的这些自身条件非常适合秘书职位的特点，因此在秘书行业中女性往往比男性更有竞争力。再者，从职业传统上看，女秘书一直就比男秘书多，这些观念也会影响女性求职者的择业倾向和用人单位的选人。

 

    男秘书：配角也精彩

    28岁的谢发珍现在是鲁能瑞华电气有限公司的行政秘书，“年龄不大，从业经历却很丰富”，这是周围人对他的评价。与前几个职位相比，谢发珍更看重现在的职位：“我最重要的工作是与领导和同事沟通，在各个部门之间协调工作等。”这让他很有成就感。

 
    “在一些单位，比如政府的主要部门的秘书，公司企业董事会的秘书，大都以男性居多。这些属于高层次的秘书，年龄也一般比较大，从业时间长。”职业咨询师张林娜认为，这些男秘书在单位所起的作用非常重要，不但能很好地起到承上启下的桥梁作用，还能进行一些开创性工作，比如建设性意见，好的创意，精彩的策划等，“甚至能成为老板们背后的智囊。”

    男性秘书少不等于男性不适合做秘书。有人就为男秘书总结了“16条金不换之优势”：减少“口舌”、减少公司纸料的浪费、更有条理、耐力更强、能身兼“体力”劳动、能为上司“挡酒”、能减少公司的电话费、杜绝了办公室的“靡靡之音”、减少办公室“食品垃圾”、降低办公室性骚扰、减少二奶的悲剧、物超所值、职场007、可保鲜而且没有失效期、不会因为生理原因影响心情、办公室保镖。这些理由尽管有些调侃的意味，但也说明了男秘书的“实用性”。

    职业发展N种前景

    “我也做过三四年秘书呢。”王怡女士现在是林馨苑大酒店的总经理，作为职业经理人，秘书曾经是她职业生涯的重要一部分。从秘书到办公室主任，再到副总，直到现在的老总，王女士个人职业发展历程说明，秘书是一个很有发展前景的职位。

 
    张林娜认为，在一个单位里，同别的职位相比起来，秘书有比较大的天然优势：跟老板接触频繁，能在老总面前充分展露自己的才干，能让老板更直接全面地了解自己等等。因此，有更多的机会接受培训，被提拔的几率也更大。俗话说，“知人善任”，就是这个道理。

    刘志国认为，秘书的职业发展方向可以从以下5个方面来说明。一、行政类，这类秘书可以直接过渡到行政管理、办公室主任、综合管理部主任等职位，常见于政府部门、大型企业等。二、助理类，可以进一步发展为总经理秘书，总经理助理。三、人事类，可以发展为人力资源主管。四、公关类，从接待、协调工作过渡到公关经理、客户经理，这种在餐饮业比较常见。五、业务类，他们平时跟着老板抓业务，可以进一步发展为商务主管，业务经理等。

    “当然，随着秘书行业本身的发展，分类越来越细，比如美国秘书分成企业秘书、行政助理秘书、法律秘书、政府秘书、教育秘书等，每一种类的秘书都有不同的要求和工作特点。因此，高级秘书、甚至像国外的那种终身秘书将是一个新的发展趋势。”刘志国认为，现在有两个方面的问题影响着秘书职业发展：一是用人单位对秘书职位的重视程度不够，导致许多优秀的秘书不能人尽其才，脱颖而出；一是秘书本身意识落伍，综合素质偏低。

    高级秘书的职业“通行证”

    学国际金融出身的阿勇是某银行山东省分行办公室的一名秘书。当他从下面支行被调入省分行之前，他仅是一个普通信贷员，没有任何秘书工作经历。“刚开始，工作的确很被动，不知道从何着手。”他说，一年多后才基本上适应了新的工作。值得说明的是，这期间 
他没有接受任何与秘书相关的培训，“全凭自己边干边学。”

    据了解，在全国众多的秘书大军中，真正受过秘书系统培训的人不足三成，大部分人是改行而来的，在工作中边干边学。

    刘志国参加过20多场关于秘书职位的招聘会，“应聘者中持有秘书资格证的也就三五个人吧。绝大部分没有参加过任何相关培训。”在刘志国看来，很多求职者并没有明确的职业定位，“有些应聘者没有专长、没有学历，甚至不知道自己能干什么，那么就先做个秘书干干吧。”

    我国从1998年开始秘书资格全国统一鉴定，到2003年底，全国已组织了13次鉴定，鉴定人数达37万人。如今，国外一些秘书职业认证考试也已经进入国内，并受到广泛关注。影响比较大的有剑桥秘书证书考试，LCCIEB秘书证书考试，IAAP秘书资格考试等。

    业内人士认为，这些在很大程度上提高了秘书职业的进入门槛，也为造就一批高素质秘书队伍提供了制度保障。

    那么，高级秘书需要哪些资格？我国的秘书国家职业标准里面规定，高级秘书是取得中级职业资格以后，连续从事本职业工作四年以上，并经过高级秘书的正规培训，达到标准学时，并取得毕结业证书；第二个条件是取得中级职业资格证书以后，连续从事本职业工作七年以上，也可报考报考高级秘书；第三个条件是取得秘书或相关本科毕业证书连续从事工作一年以上的；第四个是取得劳动保障厅审定的以高级技能为培养目标的本专业毕业证书，这四个条件，符合下列条件之一的都可以报考高级秘书。

    除了上述专业资格认证之外，张林娜认为高级秘书还应具备以下几个方面的素质：多元化才能，应懂得两国甚至三国以上的语言；组织能力，要为各种会议和活动作计划，并落实安排；沟通能力，要善于协调企业内外部的关系；获取新知识的能力，秘书必须通过继续深造来不断增长知识和提高技能；团队合作能力，要参加到许多实际项目中去，需要收集信息，需要督促团队努力工作。

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